10 Estratégias para manutenção de um sistema ERP

10 Estratégias para manutenção de um sistema ERP

 

 manutenção-post

 

Vimos no artigo anterior (Conheça os desafios de implantar um sistema ERP) os processos relativos ao projeto de implantação do software até a virada do sistema em uma empresa. Porém o ciclo de vida de um ERP não acaba quando a implantação termina, muito pelo contrário, para manter os processos eficientes o gestor precisa manter o software atualizado e para isso, deve se munir de boas práticas, como a manutenção.

É comum após o Go Live as empresas não darem a devida importância para o sistema ERP (a não ser que ele apresente problemas de desempenho e prejudique o fluxo de trabalho). Esse desinteresse gera estagnação do software e a empresa acaba esquecendo de realizar a devida manutenção do sistema, prejudicando as atividades rotineiras e até colocando o sistema em desuso.

Como a manutenção é muito importante para manter o software atualizado e em pleno funcionamento, ainda no período de contratação o cliente deve verificar questões relativas ao suporte do sistema ERP, como por exemplo:

 

  • Suporte aos processos de negócios

Esse tipo de suporte visa planejar e documentar os processos de negócio que tenham sido modificados ou que precisam de alguma mudança específica desde a implantação do sistema ERP. Possivelmente a equipe consegue realizar essas mudanças sem a ajuda da equipe do fornecedor, mas se não é fundamental acionar o fornecedor.

 

  • Suporte funcional

Quando uma empresa contrata um ERP, via de regra, ela contrata também um suporte responsável pela atualização do software, principalmente questões fiscais e contábeis nos âmbitos federal, estadual e municipal e, eventuais bugs no sistema. Todavia esse suporte de primeiro nível pode depender de uma equipe interna preparada para transmitir todo conhecimento recebido nos treinamentos.

 

  • Suporte à operação e infraestrutura

Esse tipo de suporte exigirá que a equipe de TI tenha domínio das melhores práticas para gerenciamento de ambientes críticos, pois isso ajudará a manter o servidor operando com sua total capacidade o máximo de tempo possível, possibilitando que o sistema ERP opere sem falhas.

 

  • Suporte a melhorias

Para a maioria dos sistemas ERP que foram idealizados para a Omniera ou como são chamados: ERP Omnichannel, existe a possibilidade do desenvolvimento de extensões do software, além de ter APIs para integração com outros sistemas e um BI (Business Intelligence) para a geração de diversos relatórios, bem como cubos de decisão e a criação de indicadores de desempenho e dashboards.

A possibilidade de contar com suportes específicos para auxiliá-lo com a manutenção do sistema ERP é de grande valia, mas não é tudo. Para que as atualizações do software sejam bem-sucedidas o cliente necessita considerar boas práticas de mercado, pois elas garantem lições chaves importantes das quais o cliente poderá se valer no momento de realizar a manutenção do software.

Confira algumas estratégias:

 

  • Conhecer a real relevância das atualizações

É comum as empresas realizarem atualizações sem saber o motivo ou apenas para ficar com o release mais atual. O ideal é que a empresa tenha conhecimento se a atualização é, por exemplo: para atender uma nova norma fiscal ou trata-se de alguma novidade que não é tão relevante para os negócios da organização.

 

  • Conhecer com detalhes todos os processos de negócios da empresa que são cobertos pelo sistema ERP

Quando a empresa conhece detalhes do processo ela consegue evitar problemas decorrentes da atualização, como por exemplo: mudança em algum processo após atualização, necessidade de nova parametrização, processo passou por mudanças que requer novo treinamento, processo não funciona corretamente ou foi substituído.

 

  • Conhecer detalhadamente as alterações realizadas no sistema que deram origem à atualização

Exigir que o fornecedor informe todos os detalhes das alterações que resultaram na nova atualização, pois é demasiadamente preocupante realizar qualquer atualização sem saber exatamente as motivações e o que foi alterado.

 

  • Manter um ambiente para realização de testes e homologação das atualizações

Essa estratégia pode parecer desnecessária inicialmente para a maioria das empresas, mas imagine que a equipe de TI faça alguma atualização em ambiente de produção que ocasione algum bug no sistema e prejudique as vendas. Imaginou? É uma dor de cabeça que facilmente a empresa pode evitar mantendo um ambiente para testes.

 

  • Ter um plano de testes e homologação das atualizações que envolva todas as áreas de negócio que fazem uso do sistema ERP

É comum as atualizações fazerem parte do escopo da equipe de TI e mais comum ainda a empresa achar que a responsabilidade é toda e inteiramente da equipe de TI. De fato, todos os processos relacionados ao sistema ERP é da alçada da equipe de TI, mas é importante que as demais áreas que fazem uso do software também sejam inseridas nas rotinas de atualizações através de seus usuários chaves, pois com base nos conhecimentos específicos do negócio é possível criar um plano de teste e homologação.

 

  • Conhecer os custos envolvidos em cada atualização

Cada fornecedor tem uma política de preços e o cliente tem conhecimento desses valores logo na contratação do sistema ERP. Entretanto, importante mencionar que numa atualização a organização sempre terá que fazer algum outro investimento.

 

  • Conhecer os tipos de atualizações disponibilizadas pelo fornecedor

Os fornecedores de ERP tem políticas de atualizações próprias e até mesmo tipos de atualizações bem definidas e estruturadas, mas há pelo menos três tipos de atualizações mais comuns:

- Atualização para erro do sistema

- Atualização para correções e novas funcionalidades

- Atualização que altera características do banco de dados e implementar novos módulos e recursos.

 

  • Não implantar novas funcionalidades disponibilizadas nas atualizações sem recomendação do fornecedor.

Antes de realizar as atualizações disponíveis, se possível, o cliente deve verificar com o fornecedor do software detalhes da atualização disponível. É muito comum o cliente realizar a atualização e perder alguma funcionalidade por se tratar de funcionalidades excludentes por exemplo.

 

  • Atenção redobrada aos impactos da atualização sobre eventuais customizações

Verificar se as atualizações vão cobrir as customizações solicitadas pelo cliente sem causar impactos na funcionalidade.

 

  • Definir uma janela para atualização em ambiente de produção para não impactar os negócios.

 A equipe responsável pelo sistema ERP deve encontrar uma janela de atualização a fim de minimizar o tempo de parada do ERP na organização.

Em caso de a organização depender da equipe do fornecedor para realizar as atualizações ela deverá se programar com antecedência, pois há fornecedores que determinam um tipo de horário para realizar essas atualizações e esse fator pode prejudicar as atividades e gerar caos no fluxo de trabalho.

 

Conclusão

Essas são algumas estratégias/orientações para facilitar o processo de manutenção do software, mas a empresa precisar conhecer todas as carências do negócio para entender como se comportar sempre que houver necessidade de alguma atualização ou realizar manutenção.

É importante deixar claro que, quando a empresa opta por contratar um sistema ERP ela deverá considerar algumas etapas relevantes, como por exemplo: etapas de seleção, contratação e implantação.

Em toda a fase de contratação do sistema o cliente deverá acompanhar os processos para evitar que qualquer gargalo prejudique o desempenho das funcionalidades e, claro manter o sistema atualizado para garantir que todas as funcionalidades possam ser totalmente aproveitadas sem erros ou bugs que prejudiquem o rendimento da organização.

 

Autor: Joyce Alcântara.

 

e-Book: COMO CONTRATAR O SISTEMA ERP IDEAL PARA O SEU NEGÓCIO

Os sistemas ERP – Enterprise Resource Planning – são considerados os sistemas ideais para o planejamento, gestão e controle dos negócios. Esse e-book tratará de contar as evoluções dos modelos de gestão e consequente evolução dos sistemas ERP, abordando, especificamente sete tipos diferentes de sistemas ERP, como eles se comportam, o que se pode esperar de cada tipo e as evoluções inerentes a cada um deles.
Esse e-book abordará as questões imprescindíveis para a seleção e adoção de um sistema ERP de acordo com o modelo de negócio mais adequado para cada empresa.

Baixar agora!