Conheça os desafios de implantar um sistema ERP

Conheça os desafios de implantar um sistema ERP

 

Implantação ERP
Implantação de sistema ERP

Nos artigos anteriores falamos sobre as etapas para a seleção de um ERP e dicas importantes envolvendo processos de contratação. Nesse artigo falaremos sobre alguns desafios de implantar um sistema de gestão.

Dentre todos os processos que antecedem a adoção do ERP, a implantação provavelmente é a mais demorada e a que demanda mais energia por parte do fornecedor e também do gestor, pois a partir do momento em que foi feita a seleção e a contratação do sistema, a empresa contratante deseja começar a implantação o mais rápido possível.

Entretanto, segundo Samuel Gonsales no livro “Sistemas ERP na Omniera” é necessário ter claro que um projeto de implantação deve ser realizado com base em algumas ideias iniciais:

- Um bom planejamento;

- Com definições claras de escopo;

- Com um cronograma de acordo entre as partes;

- Com definição de papeis e responsabilidades;

- Com milestones – marcos – muito bem definidos;

- Um bom plano de comunicação;

- Com conhecimento de todos os riscos iniciais do projeto;

- Com conhecimento das expectativas iniciais das partes interessadas – stakeholders – no projeto;

- Com definições claras dos requisitos de qualidade para as entregas;

- Com o envolvimento dos responsáveis, tanto da empresa contratante quanto do fornecedor.

 

Cada empresa fornecedora de software de gestão possui sua própria metodologia de implantação do sistema e cada uma dessas metodologias disponíveis no mercado tendem a ser bem consistentes, uma vez que já foram aplicadas em milhares de projetos de sucesso.

No entanto, é responsabilidade da empresa contratante buscar conhecer a metodologia aplicada antes da implantação do sistema ERP para identificar eventuais brechas que venham ocasionar problemas futuros para o projeto. É importante que a empresa contratante saiba que é corresponsável pelo sucesso do projeto.

Hoje não existe uma metodologia universal para implantação de sistemas ERP, pois cada fornecedor tem suas particularidades e direcionam o projeto da forma mais fácil para ele, mas de forma geral os projetos são conduzidos com 10 etapas, a saber:

 

 1- Abertura do projeto

Nessa etapa inicial do projeto, a equipe comercial do fornecedor transmite para área responsável todas as informações apuradas e documentadas durante a seleção e contratação do sistema ERP. Através dessas informações a equipe comercial do fornecedor terá condições de montar todo um planejamento inicial para que o projeto siga com fluidez, mas antes disso deve ser validado juntamente com o cliente.

Será realizada uma reunião de abertura do projeto para que o fornecedor e o cliente possam validar as necessidades, além de definirem papeis e responsabilidades para cada etapa da implantação.

 

 2- Planejamento do projeto

Uma vez que que os papeis foram definidos e as necessidades validadas, o fornecedor fará a definição do planejamento do projeto em conjunto com o cliente. Então nessa etapa serão criados:

- O cronograma para execução do projeto;

- A definição dos marcos (milestones);

- As definições de reuniões de status do andamento do projeto;

- A divulgação da matriz de papais e responsabilidades com as datas para o envolvimento de cada recurso;

- O plano de projeto já validado com o cliente;

- A expectativa de Go Live do novo sistema ERP.

 

O cliente ainda deverá, enquanto está sendo definido o planejamento do projeto, preparar a infraestrutura que receberá a instalação do novo sistema ERP. Essa infraestrutura deve oferecer um ambiente de produção que receberá os dados mestres e todas as demais parametrizações que serão utilizadas pela empresa após o Go Live. Além disso, é importante ter também um ambiente de testes ou homologação no qual serão realizados todos os tipos de testes possíveis durante o projeto para definir o melhor desenho da solução que será entregue ao cliente, isso, claro, sem afetar o ambiente principal: o ambiente de produção.

 

 3- Definições dos dados mestres do sistema

Uma das primeiras atividades praticadas no projeto é fazer a migração dos dados mestres do ERP legado para o novo sistema ERP ou cadastrar manualmente todos os dados mestres, essa atividade é realizada pela equipe do cliente com auxílio da equipe do fornecedor.

Esses dados mestres são considerados dados críticos para a organização, envolvem cadastro de cliente, produto, fornecedor, matérias primas, insumos, serviços prestados, estoque, centro de distribuição, centro de custos, centro de receita, tabelas de preço, tabelas de custos, eventos de comercialização, entre vários outros.

 

 4- Validação dos dados mestres e parametrização inicial

Nessa etapa são realizadas as validações de dados mestres e se todas as informações estiverem em conformidade com os resultados desejado pelo cliente e de acordo com o escopo inicial é possível partir para as próximas etapas do processo de implantação.

No entanto, se o cliente não estiver de acordo com os resultados alcançados é possível realizar mudanças no projeto e pode até parecer assustador realizar mudanças a essa altura do campeonato, mas é melhor fazer todas as alterações necessárias antes da etapa final da implementação, pois com o avanço do projeto pode ficar mais difícil realizar qualquer modificação.

 

 5- Testes unitários, funcionais e de aceitação do usuário

Testes unitários são realizados para entender se determinada atividade está dentro dos parâmetros operacionais e em conformidade com o escopo.

Testes funcionais são realizados para testar as conformidades das funcionalidades, dos requerimentos, das regras de negócios e dos processos em geral conforme foi acordado anteriormente.

Testes de aceitação do usuário são realizado para entender como foi a experiência de cada usuário ao utilizar as funcionalidades que foram parametrizadas para cada tipo de perfil do usuário. Esse teste vai determinar se todas as configurações estão em conformidade com o perfil definido para cada um dos usuários.

 

 6- Treinamentos

Uma vez que foi realizada a abertura do projeto, desenvolvido o planejamento, definido e validado os dados mestres, realizado os testes unitários, funcionais e de aceitação do usuário, chega o momento de fazer os treinamentos. Importante realizar o treinamento nessa etapa do processo pois os usuários estarão familiarizados com o sistema e não haverá riscos de o usuário não entender porque treinou em cenários genéricos.

Como o treinamento será realizado no cenário exato que será promovido à produção durante o Go Live, os usuários conseguiram absorver todas as informações adequadamente e, se necessário transferir para os demais funcionários da organização.

 

 7- Avaliação de conhecimento dos usuários-chave

Após o treinamento é importante criar um método de avaliação para os usuários a fim de identificar o grau de conhecimento e, se estão capacitados para repassar o que aprenderam no treinamento para outros usuários da organização.

 

 8- Preparação para o Go Live

A preparação para o Go Live visa criar um ambiente paralelo por um determinado período de tempo para garantir que todas as questões necessárias para o funcionamento do novo sistema ERP tenham sido atendidas de forma satisfatória e que todos os usuários estejam aptos para utilizar o novo software.

 

 9- Auditoria

Na penúltima etapa antes do Go Live um auditor vai verificar:

  • Se todos os usuários foram devidamente treinados;
  • Se todos os usuários passaram pela avaliação de conhecimento;
  • Se todos os testes unitários, funcionais e de aceitação do usuário foram realizados;
  • Se todos os dados, parametrizações e customizações conferem com os requisitos do negócio;
  • Se há dados suficientes no ambiente utilizado para a etapa 8 (preparação para o Go Live) relativos a cada um dos requisitos contratados;
  • Se todas as mudanças solicitadas ao longo do processo de implantação foram realizadas corretamente;
  • Conferir se todos os requisitos impostos no início do projeto foram atendidos.

 

10- Go Live

O momento mais esperado desde o início do projeto é o Go Live, a virada do sistema o momento no qual toda as funcionalidades do novo sistema ERP entra em funcionamento.

Para que o Go Live seja bem-sucedido e possa ser comemorado por toda a empresa é imprescindível cuidar de algumas boas práticas:

  • Avisar com antecedência sobre a virada do sistema para todos os envolvidos;

 

  • Ter a garantia de que o fornecedor terá equipe no cliente por pelo menos 2 meses após o Go Live para auxiliar com qualquer problema ou dúvida e evitar qualquer caos.

 

  • Se preparar para qualquer instabilidade, pois dúvidas e inseguranças são comuns quando a empresa passa por mudanças que mexem com toda a equipe.

 

  • Criar uma estratégia para restaurar o sistema ERP legado ou utilizar outro tipo de ferramenta caso aconteça algum problema com a virada do sistema.

 

Seguindo essas etapas é possível minimizar os riscos e impactos que uma virada de sistema pode causar em toda a organização.

 

 

Conclusão

Com base nas informações desse artigo é importante lembrar que as etapas de implantação não são padronizadas e cada fornecedor de sistema ERP tem sua metodologia de implementação do software.

É responsabilidade do cliente entender essa metodologia do fornecedor e buscar alguma flexibilidade para, em comum acordo, inserir requisitos que considere indispensáveis para o sucesso do projeto.

Autor: Joyce Alcântara. 

e-Book: Lições-Chave para aumentar a rentabilidade do seu negócio

Estamos vivendo um momento bastante delicado da economia brasileira e mesmo diante de inúmeros desafios o mercado tende a continuar crescendo. Um dos motivos para o constante crescimento é o fato de que Lojistas estão continuamente aprendendo e inovando.

Nesse contexto, observar atentamente a rentabilidade da operação pode se tornar um grande diferencial competitivo, no entanto, é preciso admitir que para manter o negócio rentável são necessárias ações contundentes, ações que poderão mexer com uma série de questões que pouca gente está disposta a lidar, mas que são fundamentalmente necessárias.

Baixar agora!

Deixar uma resposta

Pode usar estas etiquetas HTML e atributos: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>