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Contratando o ERP ideal para o seu negócio

Contratando o ERP ideal para o seu negócio

 

Contratando o ERP

 

Contratando um sistema ERP a empresa garante várias vantagens estratégicas para os negócios. Hoje a grande maioria das organizações já possuem um sistema de gestão orquestrando todos os processos internos a fim de garantir melhorias contínuas no fluxo de trabalho.

Contratar a solução ideal para o seu tipo de negócio pode não ser tão simples e, requer além de boas análises sobre as opções disponíveis no mercado, sabedoria quanto as etapas de seleção, contratação, implantação e manutenção, pois todas elas fazem parte do processo de contratação do software.

Pensando nisso, trazemos neste artigo informações sobre os tipos de ERP, dicas do que deve conter em uma proposta comercial, além de questões importantes envolvendo o processo de contratação que vão ajudá-lo a descomplicar e, muito, a compra do seu software.

 

Tipos de ERP

Há diversos tipos de sistemas ERP comercializados no mercado, desde os mais simples até os mais flexíveis que podem se adequar a realidade de qualquer negócio. Por isso, antes de contratar o sistema a empresa deve preferencialmente realizar uma pesquisa de mercado e, se possível, fazer uma seleção.

Durante a seleção a equipe responsável vai observar que existe, pelo menos, sete tipos de sistemas ERP sendo comercializados no mercado, como por exemplo:

 

  • Legado – Esse tipo de sistema ERP possui uma tecnologia velha e que já ficou obsoleta não permitindo a integração com outros canais de negócios. São sistemas mais difíceis de dar manutenção e também não sofrem atualização com determinada frequência e, por consequência não evoluem.

 

  • Engessado – Como o próprio nome já diz, são sistemas que não possuem uma arquitetura adequada para extensibilidade e dessa forma acabam sendo softwares bem limitados. Normalmente são sistemas de baixo custo que inicialmente podem parecer mais vantajosos, mas depois devido as suas funcionalidades minimamente básicas acabam prejudicando a gestão.

 

  • Verticalizado (para pequenas empresas) – Por terem um viés voltado para pequenas empresas, suas funcionalidades são restritas a processos como: Faturamento, controle de estoque, controle de vendas, frente de caixa, integração com e-Commerce, financeiro (básico), cadastros e Controle de compras. 

     

  • Gratuito – Embora seja pouco divulgado há sistemas ERP gratuitos que são disponibilizados na versão Open Source, ou seja, um software de código aberto que pode ser distribuído para qualquer um e para qualquer finalidade. Apesar de serem gratuitos demandam que a empresa contrate um terceiro para implantação e também para manutenção.

 

  • Backoffice – O sistema ERP Backoffice ou Backoffice para e-commerce surgiu nos anos 2000 para suprir as deficiências que o sistema ERP legado apresentava. O backoffice não é um sistema ERP completo, por isso, depende de um ERP corporativo para funcionar corretamente, no entanto supre as carências do sistema ERP que não atende as particularidades de uma operação voltada para o e-commerce.

 

  • Verticalizado (para varejo físico) – Esse tipo de ERP é mais voltado para operações no PDV (ponto de venda) e na retaguarda das lojas físicas, redes de lojas e até franquias. São sistemas que dispõem de uma série de funcionalidades engessadas e, portanto, dificultam bastante a gestão de uma empresa que deseja atuar em uma operação Omnichannel.

 

  • Omnichannel – Sistemas ERP Omnichannel são softwares pensados para a Omniera, portanto possuem capacidade para lidar com empresas de todos os portes e tamanhos, desde de startups até complexas operações Omnichannel com os mais diversos canais de negócios. O objetivo principal desse tipo de sistema é facilitar a gestão das empresas e também a experiência do consumidor.

 

Seleção de ERP

Antes da contratação em si, sugerimos realizar uma seleção para conhecer melhor as opções dos fornecedores. Essa seleção busca impedir que o gestor escolha qualquer tipo de software disponível no mercado sem entender de fato as necessidades dos negócios e também se o sistema atende essas necessidades.

No artigo ‘’Selecionando o ERP ideal para o seu negócio’’ falamos mais sobre como criar um roteiro que estruture toda a seleção do ERP ideal para o seu negócio, sem correr o risco do processo se tornar uma dor de cabeça.

 

Contratação de ERP

Após a finalização da seleção do sistema, quando a empresa já entendeu qual fornecedor tem o ERP que melhor atende as necessidades do negócio, chega o momento da contratação no qual será preciso alinhar as informações da proposta comercial com o orçamento.

É importante saber que a proposta comercial de um sistema ERP é composta de:

 

  • Informações dos valores para aquisição de licença de uso;

 

  • Informações dos valores de serviço de implementação, de eventuais customizações e gestão do projeto;

 

  • Informações de valores relativos a manutenção mensal;

 

  • Informações sobre possíveis formas de pagamento;

 

  • Condições comerciais;

 

  • Informações com detalhes do escopo de todo o projeto, como por exemplo: o que será entregue, que tipo de processos serão atendidos, condições técnicas para eventuais customizações, detalhes sobre treinamentos e prazo estimado para a conclusão de todo o projeto.

 

 

Existem contratações que são do tipo SaaS (Software as a Service) que são sistemas que oferecem serviços online. Para esse tipo de solução, as propostas comerciais tendem a considerar a comercialização do software através de uma assinatura mensal.

 

Neste caso a proposta é composta de:

 

  • Informações sobre valores mensais da licença de uso;

 

  • Informações dos valores de serviço de implementação, de eventuais customizações e gestão do projeto;

 

Antes de efetivar a contratação as empresas devem levar em conta duas coisas importantes:

  • As propostas comerciais;
  • Todas as análises provenientes do processo de seleção, como por exemplo: RFI, RPF, RFQ, analise de aderência e as demonstrações.

 

Com base em todas essas informações da proposta comercial importante considerar algumas questões importantes:

 

Entender o que foi contratado

Via de regra a contratação de um sistema ERP visa à aquisição do software, de licença de uso, de serviço de implementação. Normalmente o fornecedor cobrará por hora de serviço e a quantidade de horas necessárias para o projeto variará de acordo com o que foi definido anteriormente no escopo do projeto.

Há ainda fornecedores que cobram adicionalmente por módulos, unidades de negócios, por filiais ou por empresas que utilizarão o ERP ou por quantidade de processadores do servidor. Por isso, é importante entender exatamente cada item da proposta comercial.

 

Entender questões relacionadas ao prazo de implementação

Implementar um software não pode ser feito da noite para o dia, o prazo para conclusão de todo o projeto pode sofrer variações de acordo com a disponibilidade dos recursos e da empresa contratante. É imprescindível ficar atento a essa questão e procurar conversar com a empresa se existe a possibilidade de atrelar o pagamento as entregas dos serviços até a conclusão do projeto.

 

Entender questões relacionadas aos valores

Existem projetos com preços que variam a cada etapa do processo e existem também os projetos fechados que são chamados turn key. Os fornecedores fecham um valor para toda a implementação do software, normalmente esses projetos fechados tem valores elevados para suportar a margem de segurança.

Também há projetos abertos em que o fornecedor determina uma previsão de horas para o desenvolvimento, mas caso a empresa venha precisar de mais horas do que o estimado pelo fornecedor, o custo será assumido pelo contratante.

 

Conclusão

Por todos os aspectos mencionados é importante a empresa estar atenta a todos os itens da proposta comercial, assim bem como os valores de cada etapa dos processos e também qualquer outro custo que venha surgir no decorrer da implementação.

O bom planejamento é essencial para garantir que a contratação se dê da melhor forma, tanto para a empresa, quanto para o fornecedor, por isso, buscamos sempre ressaltar a importância de conhecer as opções do mercado, conhecer as necessidades do negócio para entender qual o software que melhor atende a essas necessidades e garantir uma proposta comercial clara para que no decorrer do projeto não surjam situações que não estavam previstas no escopo.

 

Autor: Joyce Alcântara.

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