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Selecionando o ERP ideal para o seu negócio

Selecionando o ERP ideal para o seu negócio

 

ERP

 

Já falamos algumas vezes sobre os benefícios do ERP (Enterprise Resource Planning) para diferentes tipos de negócios e também para otimizar os processos e facilitar o fluxo de trabalho. Mas o que não falamos aqui é que existe alguns passos que antecedem a contratação do software, esses passos são necessários para realizar a seleção do sistema ERP ideal para o seu negócio.

Quando uma empresa entende que precisa de um ERP para automatizar os processos e otimizar o fluxo de trabalho, ela passa por algumas etapas para selecionar o software ideal, que não só atenda às necessidades da organização, mas também proporcione melhorias continuas em toda a operação.

A etapa de seleção é crucial para as empresas, pois a contratação de um sistema ERP errado pode gerar uma baita dor de cabeça para o gestor, por isso, é preciso pesquisar muito para conhecer as ferramentas disponíveis no mercado que se adequam melhor dentro do seu negócio.

O processo de seleção começa mediante uma pesquisa de mercado, na qual o gestor vai procurar conhecer os benefícios e as funcionalidades de cada software a fim de encontrar um que seja compatível com as necessidades da organização.

Para conseguir conhecer melhor cada ferramenta disponível no mercado, é imprescindível que o gestor possa ter acesso a uma demonstração. Infelizmente, nem todas as empresas fornecedoras de softwares propiciam esse tipo de contato inicial com o sistema, o que muitas vezes acaba dificultando a tomada de decisão e gerando descontentamento com software.

Pensando nisso, separamos cuidadosamente 12 passos essenciais para te auxiliar no processo de seleção do ERP ideal para o seu negócio, esperamos que as dicas apresentadas aqui sejam válidas para te ajudar a acertar na seleção do software e mais, esperamos que sejam dicas que facilitem a tomada de decisão.

 

1º Passo: Crie um roteiro de demonstração

Ao decidir contratar um ERP, a empresa passa pela etapa de seleção do sistema e um dos primeiros passos para começar a seleção é criando um roteiro de demonstração.

O roteiro de demonstração é um documento no qual a empresa deverá formular os requisitos que os fornecedores apresentarão ao realizar a demonstração do software. Nesse documento a empresa deverá evidenciar funcionalidades, características, módulos, processos, implementação, suporte, atualização, cases de sucesso e qualquer outra especificidade que a empresa entenda que precisa ser demonstrada para obter uma conclusão clara da solução.

Todos os fornecedores deverão seguir os requisitos do roteiro para apresentar sua solução e para garantir que todas as demonstrações abordem fielmente os temas necessários para que a organização consiga decidir qual a melhor solução para o seu negócio.

Importante ressaltar que nessa etapa a empresa precisa criar um roteiro de demonstração que seja o mais estratégico possível, para sanar todas as dúvidas e, garantir que qualquer decisão que a empresa tome seja para o seu crescimento e estabilidade financeira.

 

2º Passo: Considere o auxílio de uma consultoria

Por se tratar de uma decisão que precisa ser estudada de vários ângulos antes de concretizar qualquer contratação, caso a empresa não se sinta apta para realizar o processo de seleção do sistema ERP, ela pode verificar a possibilidade de contratar uma consultoria que auxilie a equipe responsável por avaliar e contratar o novo software.

Ter uma consultoria pode acelerar ainda mais o processo de contratação do sistema ERP, pois a seleção acaba sendo muito mais rápida devido ao fator das consultorias estarem mais habituadas com esse tipo de processo e terem um protocolo próprio para conseguirem que a demonstração se dê da forma mais objetiva e completa possível.

As consultorias estão habituadas a trabalhar com documentos como: RFI (Request for Information), RFP (Request for Proposal) RFQ (Request for Quotation) e análise de aderência que facilitam muito mais, além de realizar mediação entre o que a empresa espera ver na demonstração e o que os fornecedores desejam apresentar.

 

3º Passa: A demonstração

Se possível a empresa deve solicitar, pelo menos, duas demonstrações: a primeira demonstração deve ser para a equipe que está realizando a seleção do sistema ERP e a segunda para os usuários chaves das áreas que serão automatizadas pelo software.

Nessa etapa a equipe que está realizando a seleção do ERP poderá confrontar o que foi apresentado na demonstração com o que foi solicitado no roteiro e, caso todas as especificações do roteiro sejam atendidas a equipe poderá validar as informações para dar continuidade ao processo de contratação.

Ao validar a demonstração, a equipe responsável pela seleção poderá convidar o fornecedor para uma nova demonstração, porém muito mais ampla e direcionada para os usuários chave das áreas que serão automatizadas pelo sistema ERP. Essa segunda demonstração deve demorar o tempo suficiente para demonstrar todas as funcionalidades inicialmente requisitadas pelas necessidades do negócio e sanar eventuais dúvidas.

 

4º Passo: Agende a demonstração

Segundo Samuel Gonsales, especialista em sistemas ERP e autor do livro: Sistemas ERP na Omniera, antes de realizar o agendamento com os fornecedores de ERP, é necessário divulgar antecipadamente o roteiro detalhado com as informações que a equipe de seleção deseja ver durante a demonstração. Além disso, é importante que no roteiro tenha informações de cadastro, passando por operações como vender, comprar, produzir, distribuir, pagar, receber, rotinas fiscais, rotinas contábeis, rotinas gerenciais, de planejamento, gestão e questões para tomada de decisões. Também deve ter informações de atendimento dos vários canais de negócio nos quais a empresa atua e soluções Omnichannel que o fornecedor oferece dentro do seu sistema ERP.

Nessa etapa do processo é importante agendar a demonstração com no máximo 4 horas, pois ao se estender muito os usuários podem perder o foco da demonstração ou achar muito maçante. É importante a empresa perceber a disponibilidade dos usuários e conforme necessário agendar mais de uma demonstração para que todos os requisitos sejam abordados.

 

5º Passo: Crie um método de avaliação

É essencial criar um método único de avaliação para as demonstrações realizadas pelos fornecedores, pois assim será possível avaliar de forma justa e igualitária cada fornecedor e suas respectivas soluções.

Seja cuidadoso nas avaliações para não ocorrer empate entre os fornecedores, mas caso ocorra realize um método criterioso que possibilite um desempate justo.

Estruturando todas as etapas da demonstração fica mais fácil obter todos os requisitos informados no roteiro e eleger o fornecedor de sistema ERP que melhor atende as necessidades da organização.

 

6º Passo: Seja objetivo com o fornecedor

O roteiro deve ser encaminhado com antecedência para o fornecedor para que todos os requisitos sejam analisados e para que eles possam identificar se é possível apresentar todos os pontos que a empresa solicitou. Além disso, é preciso ser claro com o fornecedor quanto aos aspectos mais relevantes para a organização.

Combine com o fornecedor um prazo adequado para que ele possa preparar, de acordo com os requisitos do roteiro, todos os pontos e cenários a serem abordados durante a demonstração.

 

7º Passo: Só aceite dados relevantes

Nada pior do que uma demonstração de sistema ERP com dados que não tem relevância para o seu negócio, por isso, procure ver além de demonstrações padrões, solicite verificar os requisitos do roteiro aplicados em exemplos com empresas que utilizam o software e as funcionalidades de do seu negócio.

Esse diferencial garante que a equipe que está selecionando o sistema ERP tenha uma visão mais ampla da funcionalidade do software e também que o fornecedor ofereça algo que faça realmente sentido para a equipe.

 

8º Passo: Solicite demonstração do sistema na versão comercializada

É comum o fornecedor querer demonstrar uma versão melhorada do sistema que ainda não subiu nas configurações do software, tipo uma versão beta ou uma atualização recém lançada que ainda não foi utilizada por nenhuma empresa. CUIDADO! Isso pode ser uma armadilha, pois como não tem nenhuma versão funcionando, na prática, com algum cliente, não é possível saber se a versão apresentará problemas futuramente.

Mantenha preferência por demonstração com versão comercializada no mercado, pois fica mais fácil saber como o software se comporta nos outros clientes e também solicite uma demonstração da versão que será implantada na empresa.

 

9º Passo: Crie pontuação para a demonstração

Ao definir um método de avaliação como sugerido no 5ª passo a equipe de seleção precisa criar pontuação para cada requisito que o fornecedor apresentar na demonstração do sistema ERP.

Seria algo como aqueles questionários nos quais as respostas devem se encaixar em opções como por exemplo:

- Atende plenamente as necessidades da organização.

- Atende parcialmente as necessidades da operação (aqui a equipe de seleção pode verificar se o fornecedor oferece possibilidade de customização).

- Atende parcialmente as necessidades da operação e em uma próxima versão o fornecedor atenderá plenamente sem custos adicionais para a organização.

- Atende parcialmente as necessidades da operação e o fornecedor não oferece possibilidade de customização.

- Não atende as necessidades da operação.

Definindo esse tipo de pontuação para os requisitos apresentados pelo fornecedor fica mais fácil manter uma avaliação mais objetiva.

 

10º Passo: Formalize e mantenha uma comunicação clara

Durante todo o período de seleção do sistema ERP abuse da comunicação e formalize tudo através de e-mail ou qualquer outro canal de comunicação que seja seguro.  Com essas precauções a equipe de seleção evita mal-entendidos e também consegue ter acesso a todas as etapas da comunicação sempre que sentir necessidade de sanar alguma dúvida.

 

11º Passo: Resolva eventuais divergências

Podem ocorrer divergências dentro da equipe responsável pela seleção do sistema ERP sobre o que foi apresentado na demonstração e a percepção de cada membro da equipe com base no que foi visto por cada um. Se isso acontecer, é importante ter alguém arbitrando a favor do processo de seleção e como ele será conduzido a partir daquele momento.

 

12º Passo: Realize reunião com a equipe após a demonstração

Reunir a equipe após cada demonstração é um jeito de permitir que cada um faça suas considerações sobre o sistema ERP que foi apresentado e também ajuda a manter as informações frescas na cabeça da equipe.

Se a reunião não é feita ou demora a acontecer a equipe corre o risco de confundir as informações apresentadas pelos fornecedores, prejudicando todo o processo de seleção realizado pela organização.

 

Conclusão

 

Adotar um sistema ERP é uma decisão extremamente importante para a organização, por isso, deve ser feito com muita cautela e orientação.

Os 12 passos para seleção do sistema ERP ideal são etapas sugeridas no livro: Sistemas ERP na Omniera de Samuel Gonsales, que tem como objetivo orientar a empresa sobre como ela pode agir ao decidir contratar esse tipo de software e evitar eventuais dores de cabeça com fornecedores.

Não existe um padrão estabelecido, da mesma forma que o exposto aqui não é uma verdade absoluta, cada organização decide a melhor forma de conduzir a contratação do sistema. Todavia é importante analisar alguns pontos antes de adotar qualquer solução sem conhecer ou participar de alguma demonstração.

 

Lembre-se: o sistema ERP ideal é aquele que atende as necessidades da organização e a conduz para processos mais produtivos e resultados muito mais expressivos.

 

 Autor: Joyce Alcantara.

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