O que é BPMN e como ele pode ser aplicado na empresa?

O que é BPMN e como ele pode ser aplicado na empresa?

No artigo anterior, iniciamos um mergulho no assunto BPM – Business Process Management, falamos sobre o conceito – que é um modo de gerenciar uma empresa composto por técnicas e tecnologias de mapeamento que permite obter uma visão melhor dos processos, o que ele é de fato, para que ele serve, os benefícios e como aplicá-lo nos processos para atingir a melhoria continua nos resultados da companhia. Nesta segunda parte, veremos o que é BPMN, as diferenças entre as BPM e BPMN e como ele se aplica aos processos empresariais.

É possível acessar a primeira parte do artigo clicando aqui.

Introdução

A sigla BPMN significa Business Process Management Notation (em português Notação de Modelagem de Processos de Negócio). Notação é o sistema de representação gráfica de elementos de determinado campo de conhecimento, nesse caso, o campo de conhecimento é o de Processos de Negócio.

A notação a ser aplicada nesse caso prevê técnicas de gerenciamento de processos, ou seja, uma forma padronizada de modelar os processos internos da empresa. Antigamente as empresas tinham cada uma o seu sistema de gestão e mapeavam seus processos de acordo com o que achavam mais assertivo para o desenvolvimento do trabalho, mas para evitar essa diferença de notação de uma empresa para outra, a organização Object Management Group criou o BPMN com o objetivo de padronizar a forma como as empresas mapeavam e modelavam seus processos através de uma técnica de fluxograma.

 

Diferenças entre BPM e BPMN: Enquanto que o BPM são as técnicas relacionadas a obtenção dos resultados através da melhoria continua dos processos de negócio da operação, BPMN é a notação que se aplica nas técnicas, ou seja, uma representação gráfica que serve para modelar o fluxo dos processos.

 

Como o BPMN é aplicado na empresa?

 

Vamos imaginar uma loja virtual que recebe um pedido do cliente. O processo para separação do pedido começa com a compra do cliente, passa pelo pagamento e avaliação antifraude, depois o pedido é encaminhado para o picking, em seguida, é realizada a conferencia para ter certeza que o pedido está correto, seguindo para faturamento e despacho. Cada um desses passos é desenhado e representado em um fluxograma (veja a figura abaixo) e a partir dele, esse processo pode ser padronizado se o empresário entende que atende as necessidades da sua operação.

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Um processo é representado por 4 tipos de elementos:

 

1 – OBJETOS DE FLUXO – Que se divide em três tipos:

Atividades – No trabalho que foi realizado, no exemplo acima, da loja virtual, podemos identificar como exemplo de atividade a separação do produto que pode ser simbolizado por um dos retângulos da imagem acima.

Eventos – São os fatos que acontecem, podemos usar como exemplo o processo inicial, a criação do pedido do cliente. Esse pode ser simbolizado por um círculo dependendo de como a ferramenta possibilita desenhar.

Gateways – São os desvios que o processo sofrerá e isso dirá a direção das decisões para que o processo siga o fluxo, como exemplo a confirmação de pagamento, se estiver tudo certo é aprovado, mas se não temos um desvio no processo que indicará uma outra ação.

 

2 – OBJETOS DE CONEXÃO – As ações ou atividades do fluxo precisam se conectar de alguma forma. Os objetos de conexão fazem essa ligação e são divididos em três tipos:

Fluxo de sequência – Mostra a ordem em que as atividades estão sendo executadas e são representadas pela linha cheia com uma seta na ponta (veja na figura).

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Fluxo de mensagens – São as mensagens que aparecem dos participantes entre um processo e outro, representada por um círculo, seguido de uma linha tracejada e uma seta no final.

Associação – Mostra as relações entre artefatos e objetos de fluxo.

 

3 – SWIN LANES – Se traduzirmos, o termo significa pistas de natação, ou seja, a Swim lanes são elementos do BPMN definidos em uma estrutura semelhante a uma piscina com raias.  

Há dois tipos, a saber:

Piscinas – Esse tipo representa os processos ou participantes do processo.

Raias – Como uma raia de piscina mesmo, serve para separar os papeis e responsabilidades de cada participante no processo.

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4 – ARTEFATOS – Além dos elementos dos objetos de fluxo (atividades, eventos e gateways), objetos de conexão (fluxo de sequência, fluxo de mensagens e associação) e também dos elementos da swimlanes (piscinas e raias), há elementos adicionais no BPMN, os artefatos. Esses elementos são utilizados para representar as informações adicionais do processo, portanto, não interferem diretamente no fluxo dos processos.

Todas essas informações podem parecer muito complexas, mas quando o gestor desenha os processos e diferencia esses elementos o workflow fica fácil de entender e, se necessário, modificar.

Veja no vídeo abaixo o BPMN sendo aplicado em um fluxo simples e também em um fluxo complexo:



 

Benefícios do BPMN

O conceito é reconhecido e aceito nas organizações por propiciar diversos benefícios para a fluidez dos negócios, conheça alguns:

 

  • Otimização de processos
  • Transparecia
  • Visibilidade
  • Controle
  • Segurança
  • Aumento da produtividade
  • Aumento de lucratividade
  • Redução de custos

 

Conclusão

O conceito BPM e BPMN quando aplicados, na pratica facilitam muito o desenvolvimento do fluxo de trabalho e garante uma flexibilidade na forma como o gestor desenha e modela os processos internos da organização.

É imprescindível ter um software de confiança orquestrando o funcionamento da ferramenta na aplicação dos conceitos, pois isso faz toda a diferença para obter processos bem desenhados e também bem-sucedidos. Se a empresa tiver um sistema de gestão que tenha as funções de BPM e BPMN nativas será ainda mais fácil de ganhar conhecimento sobre os negócios e aplicar melhoria contínua.

 

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