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Saiba como diminuir custos com a área de compras

 

Reduzir custos com a área de compras
Reduzir custos com a área de compras

O cenário econômico que estamos presenciando, faz com que as empresas enfrentem uma pressão crescente para reduzirem seus custos, mas continuarem operando com a máxima eficiência. A receita maior da empresa é usada em gastos com compras, e como a área tem grande impacto na lucratividade da organização, os gestores entendem que é mais prudente começar o processo de redução de custos por ela.

Existem algumas formas de fazer essa redução de custos de maneira sustentável começando pela área de compras, com o objetivo de alcançar um aumento mais significativo no ROI da empresa.

Pensando nisso, esse artigo traz informações sobre a importância de colocar mais atenção no setor de compras para manter o equilíbrio do negócio (já que essa área abastece todas as outras da empresa), e algumas dicas interessantes de como reduzir os custos com o setor sem prejudicar as entregas e, consequentemente, a receita.

Fique com a gente, boa leitura!

Importância da área de compras

A área de compras de uma empresa é responsável por definir não somente o volume de compras, mas negociar com os fornecedores cada uma das solicitações, analisando se o que está sendo solicitado é realmente necessário e se está de acordo com o budget da empresa.  

É um setor de extrema importância, pois o valor final do produto está diretamente ligado a performance da área e em como a empresa se posiciona em frente a concorrência, pois quanto mais barato o setor de compras negociar, maior será a margem de lucro de seus produtos ou serviços.

Pensando que nosso mercado está cada dia mais competitivo e a concorrência aumenta mais e mais, principalmente para quem vende comodities. O preço dos produtos está sempre bem próximo uns dos outros, por isso, aumentando demais o valor do seu produto ou serviço ou diminuindo demais, você terá prejuízos. Nesse sentido, uma opção boa é negociar de forma inteligente as suas compras, dessa forma você economiza e pode manter seu preço competitivo.

 

Automatização do processo de compras

Dentro da gestão financeira do ERP existe uma classificação de plano de contas de cada despesa que a companhia tem e que deve ser destinada e rateada dentro de um centro de custo e, às vezes, em mais de um centro de custo. Dentro dos módulos inteligentes do sistema ERP, todas essas informações são profundamente analisadas, de forma que, a tomada de decisão, a diminuição de custos e a verificação de onde a empresa está gastando de forma errada possa ser mais bem definida por meio de relatórios de demonstrativos de resultados, identificando assim “ralos” de dinheiro, um dos motivos pelos quais o lucro da companhia é “sugado” sem que o gestor perceba.

 Open to Buy Planning  é uma ferramenta poderosa dentro do ERP, que ajuda as empresas a garantirem níveis de estoques adequados, para suprir de forma mais eficiente as demandas, garantir cálculos mais consistentes, gerenciando o orçamento de cada comprador, acompanhando e analisando se esse orçamento está sendo utilizado para garantir a otimização dos níveis de estoque, para que não exceda e nem tenha rupturas. Mas se mesmo assim, houver algum desses problemas, a ferramenta consegue recalcular as necessidades dos níveis de estoque, aumentando assim as chances de lucro do negócio.

Como mencionamos no começo do artigo, compras está diretamente ligada a outras áreas da empresa, como: financeiro, atendimento, produção, entre outras. E para o gestor administrar corretamente os processos decorrentes desse setor é preciso planejamento estratégico, poder contar com ferramentas que possibilitam essa organização é uma das fortalezas de qualquer negócio.

Nesse sentido, outra ferramenta importante para planejamento é a Retail Inventory Management, que auxilia no reabastecimento automático, otimizando o inventário de estoque, garantindo melhores níveis de serviço e, consequentemente ajudando compras a realizar suas atividades de forma mais equilibrada sem grandes impactos no fluxo de caixa.

Essas e outras ferramentas do ERP, como as que permite gerar pedidos de compras e requisições automaticamente,  favorecem uma previsão de demanda que, não apenas ajuda a reduzir significativamente os custos com compras, mas também possibilita antecipar negociações, identificar produtos ou serviços em que os esforços para obter melhores preços deve ser maior.

Abaixo selecionamos alguns benefícios que o ERP oferece para o gestor de compras na hora de reduzir os custos da área.

 

Confira:

 

  • Auxilia na escolha de fornecedores

Possibilita comparação de preços, orçamentos e fornecedores, oferecendo histórico de compra de cada produto ou serviço, permitindo que você tenha uma visão mais clara sobre as despesas e se os fornecedores estão realmente atendendo as necessidades da empresa.

 

  • Possibilita planejamento

Com o sistema ERP é possível acompanhar status do pedido de compra, gerenciar demandas e insumos, identificar gargalos, analisar a margem de lucro e gerar relatórios com todas essas informações em tempo real, potencializando a sua tomada de decisão e possibilitando a criação de um planejamento estratégico embasado em dados consistentes.

 

  • Centraliza as informações

Através de suas integrações o sistema ERP centraliza as informações em uma única plataforma, assim você não precisa depender de mais de um Software para reunir informações sensíveis do negócio, a fim de ter acesso a dados de todos os setores da empresa de forma ágil e segura.

 

  • Cria processos padronizados

Um dos objetivos do ERP é criar processos padronizados, garantindo que você consiga desempenhar as demandas de forma mais ágil e com maior produtividade entre as áreas da empresa.

 

Dicas para reduzir custos com o setor de compras

Vimos a importância da área de compras dentro da empresa, como ela impacta diretamente todas as outras áreas e como a automatização dos processos nesse setor pode favorecer a organização e garantir um equilíbrio maior da operação. Mas não vamos te deixar, sem antes falar de algumas dicas valiosas para que você comece agora mesmo a identificar os ralos de dinheiro e reduzir de forma sustentável os custos da sua área de compras. Vamos lá!

 

  • Mapeie e planeje os seus processos

O mapeamento vai permitir que você tenha um panorama mais amplo, realista e atualizado dos processos, identificando problemas que respingam diretamente no setor de compras. Dessa forma, é possível desenvolver um planejamento mais assertivo para otimização dos processos, tornando-os mais eficiente.

  • Analise todos os gastos

Por meio dessa análise você terá acesso a informações valiosas, além de uma visibilidade maior da importância gasta com despesas com compras de insumos, contratação de fornecedores e serviços que geram grandes custos para a empresa.

 

  • Localize gargalos

Gargalos de produção facilmente conseguem enfraquecer a operação, quanto mais rápidos são identificados, mais chance de resolver antes que impactem outras áreas da empresa. Uma boa ideia para entender se sua produção está com algum gargalo é analisando a produtividade das fases.

  • Foco na gestão de estoques

A organização precisa equilibrar a gestão de estoque, buscando sempre o melhor custo benefício, já que essa atividade está completamente relacionada ao setor de compras. Se a área comprar em grandes quantidades, pode exceder o estoque e a mercadoria ficar parada (mercadoria parada é dinheiro que se perde). Por outro lado, se a área comprar em menor quantidade, pode causar ruptura de estoque e, consequentemente, perderá oportunidades de venda.

 

  • Gerenciar fornecedores e criar parcerias

O fornecedor tem um papel fundamental quando falamos em redução de custos, por isso, desenvolver um relacionamento duradouro e criar parcerias pode ter um impacto bastante positivo na hora das negociações. Outra dica bacana é contar com fornecedores fora da sua base, comparar preço, entender se seu fornecedor está te oferecendo custo benefício, pois tudo isso te dará uma visão mais clara sobre as despesas e se seus fornecedores são compatíveis com as necessidades do negócio.

 

Conclusão

Esperamos que as dicas desse artigo te ajudem a reduzir os custos da sua área de compra de forma sustentável. É claro que não é só isso, existem outros fatores-chaves que podem ser considerados no momento de cortar gastos na sua empresa, como por exemplo, a adoção de um sistema ERP.

Com os benefícios que um ERP pode proporcionar, compras consegue aumentar sua eficiência operacional, melhorar a tomada de decisão e proporcionar melhores níveis de serviços para o cliente final.

Autora: Joyce Alcântara.