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Vantagens do ERP: 4 funcionalidades para otimizar sua gestão

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Administrar um negócio muitas vezes é um desafio. O mercado é altamente competitivo, a burocracia dificulta o andamento de quaisquer atividades e o dia a dia da empresa é complexo, com uma infinidade de processos que exigem atenção.

Há uma gama diversificada de pequenas tarefas que precisam ser acompanhadas e controladas para que ocorram sem apresentar falhas. Também é preciso inovar e otimizar continuamente, a fim de garantir os resultados.

Diante disso, lançar mão da tecnologia pode diminuir o número de ações que tomam tempo, mas não agregam. Neste artigo, vamos apresentar as 4 funcionalidades, assim como as vantagens do ERP que vão ajudar você a melhorar a gestão da sua empresa. Confira!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para a expressão em inglês Enterprise Resource Planning, que quer dizer Planejamento de Recursos da Empresa. Basicamente, é um sistema de planejamento e controle de todos os processos de um negócio.

Para melhor atender à especificidade de cada segmento, assim como criar fluxos contínuos entre os setores, esse software é formado por módulos que podem se integrar com outros sistemas e plataformas. Os mais comuns são:

  • vendas — controle, cadastro, pedidos, orçamentos, vendedores, clientes e produtos;
  • financeiro — fiscal, cobrança, conciliação financeira e gestão;
  • gestão da cadeia de suprimentos — insumos, fornecedores, compras e almoxarifado;
  • estoques— produtos e notas fiscais;
  • produção — metas, etapas, máquinas e Plano de Controle de Produção (PCP);
  • logística— entregas, embarques e transportadoras.

Quais são as funcionalidades do ERP para a gestão?

Por ser dividido em módulos, as funcionalidades do ERP variam de acordo com cada um deles, mas algumas são imprescindíveis para qualquer tipo de empresa. Mais do que isso, de todas as vantagens do ERP, a completa gestão do negócio é amplamente impulsionada por funcionalidades que destacamos a seguir.

1. Geração de nota fiscal

Emitir notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas no Brasil. Como fato gerador de tributos, a nota fiscal é o principal meio de auferir o faturamento e o lucro.

O módulo de geração de NF-e calcula automaticamente ICMS, IPI, PIS, COFINS, Difal, entre outras tarifações fiscais, gera e envia os arquivos pertinentes ao fisco e ao contador e permite a impressão do documento auxiliar. Além disso, disponibiliza o histórico de modo ágil e fácil para a gestão.

Tudo isso diminui a probabilidade de erros e, consequentemente, problemas como multas e processos judiciais relacionados à questão fiscal.

2. Emissão automática de boletos

Outra funcionalidade que se desdobra em vantagens do ERP, na prática, é a emissão automática de boletos. Isso se deve à integração entre o sistema e os bancos ou outras entidades financeiras autorizadas.

Assim, a automatização no envio do boleto ao cliente possibilita uma melhor organização do envio dos boletos e consequente redução de fraudes virtuais.

3. Controle preciso do estoque

Os estoques, quando são mal controlados, causam problemas, tanto operacionais quanto fiscais. Informações erradas nesse sentido atrasam a venda ou entrega dos produtos, gerando descontentamento em clientes e perdas financeiras para a empresa.

A administração também se beneficia com essa funcionalidade ao realizar compras mais ajustadas e definir com mais precisão sua data de pagamento, por meio do cruzamento de dados. Outro ponto a ser destacado é o controle das datas de validade de produtos perecíveis.

4. Otimização de processos administrativos

A otimização dos processos administrativos ocorre em consequência de várias funcionalidades que os ERPs apresentam. Por meio da integração entre os setores, a possibilidade de problemas de comunicação ou de decisões equivocadas por falta de informação é minimizada.

A automação elimina tarefas que não agregam resultados, diminui a possibilidade de erros humanos e agiliza o andamento dos processos. Isso se deve à padronização e ao desencadeamento da próxima etapa sem a necessidade de alguém controlando ou autorizando.

Ao permitir o acompanhamento completo, efetivo e em tempo real, o software possibilita que a gestão identifique oportunidades, erros operacionais e gargalos, de modo a agir com rapidez em relação a eles, melhorando os resultados.

E quais são as vantagens do ERP?

As funcionalidades já indicam muitas vantagens do ERP, mas ainda há outras disponíveis para a gestão. Elas tornam os processos mais eficientes e ajustados aos objetivos da organização. Veja!

Otimização de custos

Reduzir custos é uma preocupação constante de gerentes e proprietários nas empresas. Softwares de ERP possibilitam que os investimentos sejam mais bem direcionados, de modo que não ocorram desperdícios ou investimentos desnecessários.

Informações adequadas para análise e planejamento

Tomar decisões adequadas e no momento certo está intrinsecamente ligado à qualidade das informações disponíveis. Das vantagens do ERP, a geração de relatórios completos, que possibilitam uma análise de dados ampla e um planejamento eficiente, é a que mais beneficia a gestão.

Por ser uma ferramenta que integra setores, realizar cruzamentos fica mais fácil e prático. Nesse sentido, a necessidade de solicitar planilhas e informações de diversos departamentos é eliminada.

Personalização

Cada segmento, ou mesmo cada empresa, tem necessidades específicas. Atualmente, os sistemas de ERP estão preparados para atender a essas especificidades.

Os aplicativos podem ser instalados nas máquinas ou em plataformas em nuvem; os módulos podem ser contratados individualmente, selecionando apenas o que faz sentido para o negócio. Vários aspectos são customizáveis, dos relatórios aos campos a preencher, de forma a se encaixar às expectativas dos usuários.

Aumento da colaboração

Nessa situação, a colaboração não é favorecida apenas devido à integração do ERP para transmissão das informações e eliminação dos ruídos na comunicação. Ela também ocorre pela diminuição de tarefas desnecessárias ou processos manuais, que são automatizados. Isso torna a equipe mais motivada e engajada.

Melhorar e agilizar a gestão de uma empresa é o desejo de todos que estão em posições de supervisão. A tecnologia permite que diversos aspectos — operacionais ou gerenciais — sejam otimizados. Com automação e controle, pode-se focar no que realmente agrega aos resultados. As vantagens do ERP beneficiam a competitividade, colocando organizações que o utilizam à frente da concorrência.

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