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Gestão de armazém: qual é a importância e como fazer?

gestão de armazem

Considerada um dos aspectos mais determinantes para o sucesso da cadeia logística de um negócio, a gestão de armazém merece um pouco mais da sua atenção. Afinal, ela é a grande responsável por promover equilíbrio entre as demandas internas e externas.

Para que você usufrua das vantagens geradas por esse processo, entretanto, é preciso conhecer boas práticas de gestão de armazenagem. Desse modo, é possível economizar tempo e se dedicar a outras atividades, notadamente aquelas vinculadas ao core business da empresa.

A seguir, nós explicamos por que sua empresa só tem a ganhar com um modelo de gerenciamento mais eficaz e, principalmente, o que fazer para alcançar todos os benefícios apresentados. Acompanhe!

Benefícios da boa gestão de armazém

Toda empresa que adota um bom arquétipo de gestão em todos os seus departamentos se torna realmente organizada. Para quem administra armazéns, existem alguns benefícios que merecem destaque.

Otimização de processos

Muitas vezes, a lentidão na execução dos processos compromete a qualidade da gestão de estoque. Quem trabalha com pedidos, por exemplo, precisa separá-los adequadamente antes de encaminhá-los para a expedição.

O cuidado não só ajuda a melhorar a dinâmica operacional diária, como também contribui para a preservação dos produtos, conforme suas próprias características. Feito isso, a fase de expedição adquire maior fluidez, algo imprescindível para que o ritmo de trabalho produza resultados satisfatórios ao fim de uma semana, mês ou semestre.

Ao otimizar os processos envolvidos, você assegura que os procedimentos prévios ao transporte sejam concluídos da melhor maneira e no menor prazo.

Controle de estoque

O aprimoramento da gestão de armazém também influencia a precisão do controle de estoque. Prova disso é a melhor organização dos itens a serem estocados no local designado, o que facilita o monitoramento e registro do que está em falta ou em excesso.

Dessa forma, a programação de novas compras passa a ser totalmente alinhada às verdadeiras necessidades da empresa e à frequência ideal. Em outras palavras, fica mais fácil otimizar a rotatividade dos produtos necessários. Mesmo quando houver mudanças circunstanciais, o sistema de controle do fluxo de entradas e saídas garante o sucesso da operação. 

Redução na perda de produtos

Como você pôde ver, um benefício está intimamente atrelado ao outro. Entre outras coisas, a padronização e otimização de processos é fundamental para a diminuição significativa do índice de desperdício.

Nunca é excessivo ressaltar que o gestor deve manter um olhar atento até mesmo às pequenas perdas. Ao longo de determinado intervalo, o acúmulo advindo delas pode resultar em prejuízos financeiros relevantes.

Observe que a melhora da qualidade de gestão de armazém faz com que cada material contido no local seja manuseado de forma apropriada. Assim, evitam-se danos ocasionados por manejo impróprio, além de o acompanhamento do tempo de vida útil dos produtos ser facilitado, o que reduz o risco de perda por obsolescência.

Dicas para fazer a gestão do armazém de forma eficiente

Almejado por praticamente qualquer gestor de armazém, o conjunto dessas e de outras vantagens é muito bem-vindo. No entanto, muitos gestores têm dúvidas sobre como transformá-las em realidade no dia a dia de suas empresas.

Pensando nisso, reunimos algumas dicas mais do que essenciais e que farão toda a diferença para quem encara os desafios de gerenciar um espaço tão importante para o sucesso dos negócios.

Faça um planejamento

Independentemente do departamento, como o setor de contabilidade ou de finanças, o planejamento deve anteceder todo o rol de procedimentos a serem efetuados.

Além de fornecer uma boa dose de tranquilidade para o gestor, a elaboração de um planejamento minucioso indica saídas pontuais para eventuais problemas que possam surgir. Em vez do improviso, ações devidamente planejadas já preveem a aplicação de planos alternativos aos iniciais. 

Mapeie os processos

Já falamos a respeito da otimização dos processos. Para tanto, é necessário mapeá-los, pois o procedimento apresentará quais são os possíveis gargalos que precisam ser eliminados.

O grande objetivo desse mapeamento consiste em identificar quais são os processos que precisam ser descartados ou substituídos. Para isso, é preciso analisar friamente quais são aqueles que favorecem ou comprometem o fluxo do trabalho desejado. 

Ao mesmo tempo, também é indispensável verificar se não há recursos excessivos voltados à concretização de cada processo. Nesse ponto, convém observar não somente o desperdício de materiais, mas também o grau de ociosidade dos profissionais designados para realizar determinadas funções.

O mapeamento em questão necessita de revisão constante, a ser repetida em certos intervalos e de acordo com possíveis novas demandas. Por fim, o procedimento também é vital para que você antecipe com maior exatidão qual é a real capacidade de a empresa suprir novos pedidos. Isso, evidentemente, sem perder sua capacidade de organização interna.

Defina o layout 

O layout do armazém jamais pode ser ignorado ou relegado a segundo plano. Na verdade, ele interfere diretamente na busca e manutenção da tão falada otimização do fluxo de trabalho.

Em um armazém, encontrar aquilo que se procura no menor tempo possível é decisivo para que os prazos previstos sejam cumpridos. Os pequenos atrasos gerados em diferentes etapas e processos se acumulam e aumentam o risco de não cumprimento de prazos. Dito de outro modo, eles podem provocar um verdadeiro efeito dominó.

A fim de oferecer um layout de armazém adequado aos colaboradores, certifique-se de que a disposição dos itens seja feita conforme a maior ou menor demanda de chegadas e saídas. Outros pontos a serem considerados para a alocação correta são:

  • perecibilidade;
  • tamanho;
  • peso.

Treine a equipe

Uma vez que você tenha finalizado todos os pontos anteriores, falta treinar todas as pessoas incumbidas da missão de gerar os resultados desejados. Elas devem ser informadas detalhadamente sobre cada uma das tarefas a serem realizadas.

O ideal é oferecer treinamentos que contemplem todo o funcionamento do armazém e que os colaboradores estejam cientes do trabalho que é feito pelas diferentes equipes. Isso ajuda a criar uma maior sintonia entre as partes envolvidas.

Utilize a tecnologia a seu favor

Finalmente, vale ressaltar que dificilmente você conseguirá ótimos resultados de gestão sem o auxílio de ferramentas modernas e construídas com tecnologia de ponta. O futuro das empresas depende desse cuidado.

No caso da gestão de armazém, uma das melhores decisões que você pode tomar é usar o sistema WMS (sigla em inglês para “sistema de gerenciamento de armazém”). Além de otimizar o uso do espaço destinado à armazenagem de produtos, a solução promove uma significativa redução de custos, pois automatiza processos.

Imagine a possibilidade de ter em mãos um sistema que agiliza toda a parte de separação e expedição de produtos. O sistema WMS E-millennium oferece isso e muitas outras vantagens para aprimorar a gestão de armazém do seu negócio. Com ele, localizar um item e reservá-lo para a entrega se torna algo simples e que pode ser finalizado com apenas alguns cliques.

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